Modernes Personalmanagement: Online-Tools unterstützen kleine und mittlere Unternehmen

Dienstpläne einfach und schnell online erstellen

Das Personalmanagement zählt seit jeher zu den wichtigsten Bereichen eines Unternehmens, unabhängig von dessen Größe und Struktur. Eine effiziente und zeitgemäße Personaleinsatzplanung ist von enormer Bedeutung, um ein Unternehmen wirtschaftlich erfolgreich führen zu können. Sie muss sich den Abläufen im Unternehmen anpassen, praktikabel für alle Beteiligten sein und zudem auf möglichst hohe Akzeptanz bei den Mitarbeitern stoßen. Nur so kann das Unternehmen seine höchstmögliche Leistungsfähigkeit erzielen.

Allerdings entwickelt sich gerade dieser Bereich zunehmend komplexer, denn immer mehr Branchen setzen auf flexible Voll- und Teilzeitkräfte. Viele Unternehmen beschäftigen heute Mitarbeiter mit wechselnden und flexiblen Arbeitszeiten – von der Hotellerie und Gastronomie über Pflegedienste und Kliniken bis hin zum produzierenden Gewerbe. Auch steigt die Anzahl derjenigen, die unterhalb der Regelarbeitszeit arbeiten, seit Jahren kontinuierlich an. Derzeit liegt der Anteil von Teilzeitkräften in Deutschland bei knapp über sieben Millionen und damit um ein Drittel höher als noch vor zehn Jahren.

Der dadurch steigende Organisationsbedarf stellt Personalplaner vor neue Herausforderungen bei der Administration komplexer Arbeits- und Schichtpläne. Denn eine gelungene Personaleinsatzplanung muss schnell und vor allem anpassungsfähig sein. Sie muss auf kurzfristige Änderungen ohne Verzögerung eingehen und besondere Bedürfnisse, wie die Anforderungen eines Saisongeschäftes, optimal abbilden können.

Zugleich muss auch das Personalmanagement alle Potenziale ausschöpfen, Zeit und Geld zu sparen. Doch gerade hier gibt es in zahlreichen Unternehmen Optimierungsbedarf: Vielfach wird die Personaleinsatzplanung noch zeitraubend mit Excel oder auf Papier erledigt. Viel Zeit verbringen Geschäftsführer auch am Telefon, um Mitarbeiterkapazitäten abzufragen und diese auf die geplanten Arbeitsschichten zu verteilen. Informationslücken entstehen bei kurzfristigen Änderungen, denn dann ist der Dienstplan bereits verteilt – die Arbeit beginnt von vorn.

Zeitgemäße Personalplanung – ganz einfach online

Die Michel Development & Consulting GmbH & Co. KG aus Bad
Neuenahr hat mit DEJORIS einen innovativen Internetdienst entwickelt, der die geschilderten Arbeitsprozesse digital abbildet. Damit kann die Effizienz in der Personalplanung erheblich gesteigert werden, die zu erzielenden Einsparpotenziale sind enorm.

Erfassung und Gestaltung der Personaleinsatzplanung erfolgen komplett online. Der entscheidende Vorteil dabei ist, dass Personalplaner und Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort auf die Inhalte zugreifen können – ein echter Mehrwert im betrieblichen Alltag. DEJORIS ist eine so genannte Software-as-a-Service (SaaS)-Lösung (siehe Infokasten), das heißt, man zahlt lediglich für den Zeitraum, in dem der Dienst auch genutzt wird.

Benötigt wird für den Online-Dienstplaner lediglich ein Internetzugang. Die Bedienung erfolgt dann über einen beliebigen Computer mit Internetanschluss oder auch über ein Smartphone, wie z. B. das iPhone.

Die Zeitersparnis bei der Erstellung von Dienst- und Schichtplänen ist das nachhaltigste Argument für den Einsatz einer solchen internetbasierten Lösung – Personalplaner benötigen nur noch einen Bruchteil der Zeit, die eine manuelle Erstellung z. B. mit Excel erfordert hätte. Zudem gibt es in der Regel auch Auswertungen, Reports und Datenexporte, etwa für die eigenen Abrechnungssysteme.

Mitarbeiter planen aktiv mit

Durch den Einsatz des Online-Dienstplaners DEJORIS werden die Prozesse in der Dienstplanung neu strukturiert und Aufgaben optimal verlagert: Die Verfügbarkeitsmeldung nehmen Mitarbeiter selbst in Echtzeit über das Internet vor. Auf dieser Basis kann der Personalverantwortliche dann schnell und effizient die Dienstpläne erstellen. Änderungen sind leicht vorzunehmen und Aktualisierungen allen Beteiligten jederzeit zugänglich.

Zusätzliche Funktionen verhelfen zur schnellen und unkomplizierten Kommunikation: Geschäftsführer können den Mitarbeitern wichtige Hinweise auf der virtuellen Pinnwand hinterlassen, die direkt neben dem Arbeitsplan angezeigt wird. Mitarbeiter können einander persönliche Nachrichten senden, um beispielsweise eine Vertretung zu suchen.

Sowohl branchen- als auch unternehmensspezifische Besonderheiten können berücksichtigt werden. Schnittstellen sorgen für die Integration in die jeweilige IT-Landschaft des Unternehmens. Das SaaS-Modell bietet den Kunden stets die aktuelle Version des Produkts und maximale Sicherheit für unternehmenskritische Informationen.

Weitere Informationen finden Sie im Internet unter www.dienstpläne-online.de. Eine Kurzanleitung steht im PDF-Format zum Download bereit. Hier gibt es auch die Möglichkeit, den Online-Dienstplaner DEJORIS 30 Tage kostenfrei zu testen.

Erschienen im IHK-Journal, Heft 1 | Januar 2012
Hier geht es zur Online-Version des IHK-Journals.

Download des Artikels im PDF-Format.

Software-as-a-Service (SaaS)

Bei der Nutzung des so genannten „SaaS“ mieten Unternehmen die gewünschte Lösung zu einem festen Preis an. Sie sparen dadurch die Anschaffungskosten für Software und profitieren automatisch von zukünftigen Weiterentwicklungen. Außerdem wird die eigene IT- Infrastruktur geschont, denn der Anbieter des Systems kümmert sich um Hosting und Sicherheit und sorgt für reibungslose Funktionalität. So verfügen Unternehmen stets über den neuesten Stand, nutzen Programme bedarfsorientiert und verbessern ihre Liquidität. Das ist gerade für den Mittelstand interessant. Unbedingt zu beachten ist: Bei der Auswahl eines Anbieters müssen Datenschutz und Datensicherheit höchste Priorität genießen! Daher ist es wichtig, genau zu prüfen, ob Anwendungen und Systeme die Sicherheit der hinterlegten Daten gewährleisten. Seriöse Anbieter legen in der Regel höchste Standards an und halten die gesetzlichen Anforderungen für Datenspeicherung in der EU ein, was sie auch entsprechend dokumentieren können.